קטגוריות
לעבוד יעיל מיומנה של המג'נגלת

כך תארגנו את סביבת העבודה הפיזית שלכם

חלק מהקישורים בפוסטים הם קישורי שותפים.
כשאתם רוכשים דרך הקישורים שלי, אני מקבלת עמלה,
ללא כל עלות מצידכם. 
קראו את הגילוי המלא כאן 

בין אם אנחנו עובדים מהבית בקליניקה או שוכרים משרד
כאשר סביבת העבודה שלנו נעימה וכשנוח לנו,  קל לנו להיות ממוקדים ואפקטיביים. 

מחקרים מראים שכשדעתינו מוסחת לוקח לנו בין 5-25 ד' לחזור לריכוז.
ואם יש לכם הפרעת קשב אולי זה יהיה עוד אחד מהרעיונות האבודים…
ולכן,
יש חשיבות רבה לסביבת עבודה נטולת הסחות דעת, כזו שתשרת אותנו ותאפשר לנו להיות יעילים, יצירתיים ומפוקסים. 

בפוסט הזה הטיפים יתרכזו בסביבה פיזית,  הפוסט על סביבת עבודה דיגיטלית כאן 

קבלו כמה טיפים שיעזרו לכם:

(לחצו על כל כותרת להמשך קריאה)

אם אתם יושבים שעות מול המחשב ודאו שהכל מונח סביבכם נכון מבחינה ארגונומית.
שהכיסא בגובה המתאים, שיש לכם משענת לידיים, כדאי גם שרפרף לרגליים. 
גם לגובה המסך מולכם יש חשיבות רבה, ואם צריך רכשו מעמד ללפטופ או פשוט שימו ספר-שניים מתחת למסך שמולכם כך שלא תכופפו את הראש למטה כל היום. 
לי לקח זמן להבין שכאבי הראש מהם סבלתי לתקופה נובעים בכלל מהצוואר כי אני עם ראש כפוף במשך שעות. סמכו עליי שזה חשוב!

בין אם זה קלסר, מחברת או חצובה – אם אתם צריכים את זה בשוטף ובתדירות גבוהה – אל תבזבזו זמן בחיפושים – סדרו את זה כך שזה יהיה לידכם וזמין.
כל דקה שנבזבז על חיפוש, או ללכת לחדר השני להביא – זה בין 5-25 ד' עד שנחזור לריכוז. וזה בהנחה שלא "טעיתם בדרך" והחלטתם לאסוף כלים כדי להכניס למדיח, או עניתם להודעת ווטסאפ

כבעלת עסק של One Women Show  (עם המון תמיכה מהמג'נגלות האישיות שלי שרית גיא שאיתי לאורך כל העסק ו – מיי מלאך – ניהול משרד מהלב) אני אחראית על רב הכובעים בעסק ולכן חשוב שאדע מהן השעות בהן אני באנרגיה מתאימה לכתיבת תוכן, ומהן השעות בהן אני חייכנית ועם אנרגיה מתאימה לשיחות עם מתעניינים ולעשות פולואפ. אצלי זה בדר"כ בצהריים, כשיש לי נפילת אנרגיה – דיברנו על זה כאן בלייב בקהילת עסקים מרוויחים מאוטומציות.
בדקו עם עצמכם מתי האנרגיה שלכם בשיא, ומתי פחות ותכננו את הלו"ז שלכם בהתאם
קחו בחשבון להכניס בלו"ז שלכם קודם את האבנים הגדולות – הדברים שחייבים – בין אם זו בדיקה רפואית או דד ליין להגשת פרויקט. עוד על סיפור האבנים הגדולות וניהול אנרגיה כאן  

פינת העבודה צריכה לשרת אותנו ולאפשר לנו להיות יעילים, יצירתיים ומפוקסים

אם אפשר, תמיד כדאי שסביבת העבודה תהיה ליד חלון עם אור טבעי. דאגו לוילון לשעות בהן השמש בזווית המפריעה לעבודה מול המחשב. או החליפו כיוון ישיבה.
אם אין אפשרות לאור טבעי, (ואם אתם כמוני, עובדים הרבה בלילות😉) דאגו למנורת שולחן לידכם או מנורה עומדת שאפשר לכוון.

דאגו למוזיקה – רדיו, שירי אווירה או רעש לבן – כל מה שיעזור לכם להתרכז.
כדאי שיהיו לכם אוזניות טובות כך תוכלו להתנתק גם אם בדיוק כלב נובח או השכן קודח😅
אלה האוזניות שיש לי, וכשאני שוכחת להטעין יש לי גם זוג עם חוט.
גם אם אתם אוהבים לעבוד בבתי קפה – אוזניות יעזרו לכם לקבל את האנרגיה מכך שאתם בין אנשים, בלי הסחות הדעת מהרעש. 

הכינו לכם בקבוק מים, כוס תה או קפה,
נשנוש קטן ובריא ככה בין הג'ינגולים,
או ממש מושחת אם זה יום שכזה☺️

אם יש לכם שיחות ZOOM רבות, או אתם מצלמים סרטונים – סדרו לכם פינה קבועה שמצטלמת טוב.
בדקו בזום מה המצלמה קולטת.
בהגדרות הוידאו בזום ניתן לטשטש מה שמאחורינו – blur 
וגם לשנות את הרקע מאחורינו לתמונה.
כאן יש רקעים מדליקים להורדה שהכינה יהודית פנסו, שיש לה גם פינה קבועה אצלנו בקהילה

יש לכם טיפים נוספים לסביבת עבודה נטולת הסחת דעת?
כתבו לי כאן ואעדכן את הפוסט עם קרדיט, כמובן

קטגוריות
אוטומציה מיומנה של המג'נגלת

פומדורו – שיטה סופר יעילה להספיק הרבה בזמן קצר

שיטת פומדורו

מכירים את הימים האלה? ששום דבר לא מסתדר בהם?

כזה יום היה לי היום!

הוא אמנם התחיל בפילאטיס, והסתמן באמת כיום נחמד. 
ואז קיבלתי איזו שגיאה מעצבנת בקמפיין שרץ, 
וניסיתי לשנות משהו באתר ולא הצלחתי.
ואני מחכה לתשובה מהתמיכה של איזו מערכת, ולא יכולה להתקדם עם זה,
והילדים שיגעו אותי
והרגשתי שבאמת עוד רגע אני מאבדת את זה.
נשמתי, שחררתי, ויצאתי מהמשרד.

שתיתי חצי כוס יין, בישלתי עם הקטנה, נחתי, ושיחקתי משחקי קופסא. 
ורגע לפני שאני סוגרת את היום.
אני מתכננת את מחר, ומבינה שיש לי כמה שעות מחוץ למשרד, אבל גם המון משימות,
והבנתי שזה זמן פומדורו. 
השיטה הסופר סופר יעילה להספיק הרבה דברים בזמן קצר,
ולשפר את היעילות האישית והעסקית. 

השיטה, שהמציא סטודנט איטלקי בסוף שנות ה-80, עוזרת לנו להיות מאורגנים,
לפתור משימה אחת אחרי השנייה ולהשיג תוצאות בכל פרויקט או משימה שאנחנו עוסקים גם בימים ממש עמוסים. 
אסביר לכם איך עושים את זה דרך התכנון שלי למחר. 


רק כמה עקרונות חשובים לפני:

🎯 כדי שבאמת תראו תוצאות ותהיו ממוקדים כדאי לקבץ משימות.
כלומר, לעשות משימות דומות בכל סשן,
למשל, לשבת על אוטומציה לכל הלקוחות באותו סשן,   פרק זמן לכל לקוח. אני אתמקד מחר בדיוורים ודפי נחיתה.

🎯 בחירת זמן הסשן וחלוקה לפרקי זמן.
אני מתכננת לעבוד שעתיים, כך שכל פרק זמן יהיה 25 דקות, עם 5 דקות הפסקה ביניהם. 

🎯הגדרת מטרות ברורות לכל פרק זמן.
ככה זה נראה אצלי👇

פומדורו לניהול זמן

וההסבר:
1. לסיים סדרת מיילים לסדנה + תזכורות – 25 דקות.

5 דקות הפסקה – להתמתח, לקום מהכיסא לסיבוב

2. להכין 3 דיוורים ללקוחה  – 25 דקות.

5 דקות הפסקה – לנשום. מגיע לי❤️

3. לסיים שקופית אחרונה במצגת – 25 דקות.

5 דקות הפסקה – לשמוע איזה שיר מרים. 

4. לסיים דף נחיתה ללקוחה – 25 דקות. 

אחרי זה בדר"כ עושים הפסקה ארוכה של חצי שעה, ואפשר להמשיך לסשן נוסף, אני כבר אצא מהמשרד להמשך היום שלי.
אבל אני אצא בתחושה מצויינת, שלמרות הזמן הקצר שהיה לי – הספקתי מה שהיה חשוב!

מה כדאי להכין?
👈 מליון משימות שצריך לסיים בזמן קצר

👈 טיימר בנייד, אפליקציית Toggl או אפליקציה ייעודית של פומדורו

👈החלטה על זמן הסשן ולפיו לחלק לפרקי זמן והפסקות

👈כתיבת משימות ברורות, ממוקדות וריאליות לכל פרק זמן. 

בהצלחה!!!!

הסתבכתם? משהו לא סגור לכם עד הסוף?
בואו לשאול אותי בקהילה👇

התוכן באתר ובדפי הנחיתה כתוב בלשון נקבה מטעמי נוחות בלבד.
הפנייה היא לכל המגדרים וכל המינים.

קטגוריות
אוטומציה מיומנה של המג'נגלת

איך תחסכו בהוצאות העסק עם תהליך אוטומציה אחד פשוט!

חלק מהקישורים בפוסטים הם קישורי שותפים.
כשאתם רוכשים דרך הקישורים שלי, אני מקבלת עמלה,
ללא כל עלות מצידכם. 
קראו את הגילוי המלא כאן 

מוזמנים לצפות בהקלטה ללייב שעשיתי בקהילה של חן נועה פריד
Multi Mom's Do Business – קהילת מנהיגות שמרוויחות את עצמן 


כל השלבים כתובים גם מתחת לסרטון, למי שמעדיף לקרוא 🙂

כמו הרבה דברים טובים
גם כאן ניתן חלק ל-3 שלבים עיקריים

להתחיל מהבסיס
גם אם אין לכם תוכניות להשתמש באוטומציה – (ברצינות? איך אין לכם? לחצו כאן לראות איזה ניסים אוטומציה תכניס לעסק שלכם) על השלב הזה אני ממש ממליצה לא לוותר! הוא יחסוך לכם שעות של חיפושים אחרי קבלות וחשבוניות, ועזור לכם עם החלק הכי שנוא על כל בעל/ת עסק – להכין חומר לרו"ח.
שלב הבסיס הוא בעצם סינון של הקבלות והחשבוניות שמגיעות אלינו למייל, וסידור שלהם  בתוויות כדי שאפשר יהיה לעקוב אחריהם.

ותגידו, הרו"ח מטפל, והוא יודע מה שצריך. אבל אם לא תעבירו לו את כל החומר, ובזמן, איך הוא ידאג לכם?
ותשאלו גם למה לעקוב אם יש אוטומציה? כי יש ספקים שהחשבונית מגיעה ללא הקובץ, וצריך ללחוץ כדי להוריד אותו (אולי מספיק עם זה כבר???)
או כביש 6 ו-פנגו שממש צריך להיכנס אליהן עם סיסמא ואימות דו-שלבי.
את השלב הזה עושים ב-GMAIL בלבד.
1. עושים חיפוש עם המילה קבלה / חשבונית.
2. בכל מייל שמגיעה עם המילה הזו אנחנו בודקים האם הוא מגיע עם או בלי קובץ
3. ב-3 נקודות מעל המייל נבחר סינון הודעות מסוג זה, נבחר האם נרצה לראות בדואר נכנס או שייכנס ישר לתיקייה שנבחר. 
4. אם יש קובץ – נעביר לתיקיית הוצאות, אם אין קובץ נעביר לתיקיית הוצאות ללא קובץ.
וכך הלאה עם כל מייל שנקבל עם המילה קבלה/חשבונית.
   

השלב השני
להעלות את הקובץ לדרייב (בצורה אוטומטית עם זאפייר/MAKE, או ידנית פעם בחודשייםאו ברבעון).
שלב זה  מתווסף ולא מחליף את שלב הסינון והתוויות שהפעלנו בשלב הקודם ב-GMAIL.
אם בחרנו להמשיך עם אוטומציה שלב זה יכלול גם את זאפייר / Make

אפשרות ראשונה – דרך זאפייר / Make "נקרא" לכל מייל חדש בתיקיית הוצאות, נעלה את הקובץ לדרייב
אפשרות שנייה – נקבל כתובת מייל מ- Make ולשם נעשה העברה של כל מייל שמגיע לתיקיית הוצאות (עם קובץ), ואז נעלה לדרייב.

למתקדמים 
תהליך אוטומטי שלם – סינון ותוויות, שליחת הקבצים דרך זאפייר/Make למערכת של רו"ח שלכם – אם זכיתם באחד טכנולוגי, או לתוכנת החשבוניות שלכם, שכדאי שתכלול מסלול עם הוצאות.

 

ההסבר המלא בסרטון בוצע עם זאפייר, ובקרוב אצלם לכם סרטון של תהליך דומה אבל שונה עם Make.

עסקים מרוויחים מאוטומציה

הסתבכתם? מוזמנים לשאול אותי בקהילה

הטקסט באתר כתוב בלשון נקבה,
אך פונה לכל המינים ולכל המגדרים

קטגוריות
מיומנה של המג'נגלת

ניצול זמן – סיפור האבנים הגדולות

מכירים את הסיפור על האבנים הגדולות?
לא מכירים? בשביל זה אני כאן!

יום אחד הזמינו מרצה ותיק לתת הרצאה על תכנון זמן יעיל.
כשעמד המרצה מול הסטודנטים, העביר מבטו עליהם ואמר להם "בואו נעשה ניסוי"

המרצה הוציא מיכל זכוכית גדול והניח אותו לפניו. ואז הוציא כתריסר חלוקי נחל גדולים, והניח אותן אחת אחת בתוך המיכל. 
הרים את מבטו לסטודנטים ושאל:
"האם המיכל מלא?"
"כן" – השיבו כולם. 
המרצה המתין דקה, והוציא כלי מלא אבני חצץ קטנות ושפך אותן לתוך המיכל זכוכית. אבני החצץ כמובן מצאו את מקומן בין האבנים הגדולות.
"ועכשיו, האם המיכל מלא?"
חלק מהסטודנטים היססו, וחלקם ענו "כנראה שלא".
הפעם המרצה הוציא סיר מלא בחול, ובתשומת לב שפך את החול אל תוך המיכל. החול מילא את החלל בין האבנים הגדולות והחצץ.
פעם שלישית שאל המרצה את תלמידיו
"האם המיכל מלא"
והם השיבו במקהלה "לא"!
"נכון", השיב המרצה. ושפך את כד המים שעמד על השולחן, ומילא בהם את מיכל הזכוכית. 
"ובכן, תלמידי היקרים, מה אנחנו למדים מהניסוי הזה?"
אחד התלמידים השיב: " אנחנו לומדים שגם אם נדמה לנו שהיומן שלנו עמוס, תמיד אפשר להוסיף עוד"
"לא", ענה המרצה "מה שאנחנו למדים זה שאם לא נכניס למיכל קודם את האבנים הגדולות, לא נצליח להכניס אותם אח"כ"

ניהול זמן

מה האבנים הגדולות בחייכם? מה הדבר הראשון שתכניסו ליומן שלכם?
מוזמנים לצפות בלייב בנושא בקהילת עסקים מרוויחים מאוטומציות

קטגוריות
אוטומציה מיומנה של המג'נגלת

אז מה האוטומציה הזו עושה בכלל?

חלק מהקישורים בפוסטים הם קישורי שותפים.
כשאתם רוכשים דרך הקישורים שלי, אני מקבלת עמלה,
ללא כל עלות מצידכם. 
קראו את הגילוי המלא כאן 

תהליכי אוטומציה הם דבר מרתק. 
זו לא רק האוטומציה עצמה – שפתאום חלקים מהעסק שלנו יודעים לדבר אחד עם השני.
זה התהליך שקודם לה, תהליך הבדיקה של מה שקורה בעסק – לפני שחושבים על כן/לא אוטומציה. 
אוטומציה היא הכלי שבסוף הדרך. אבל איזה כלי מטורף!!

הפעם אספר לכם על ורה אורמן, מקהילת "נשים בונות הון", וחברה יקרה.
תהליך שאחריה עשיתי כבר לעשרות מנהלי קהילות,
והוא תמיד מגביר מעורבות ועוזר לכם להכיר טוב יותר את הקהל שלכם בקהילה. 

התהליך הזה מתחיל בשאלות הכניסה לקהילה בפייסבוק, שבזכות תוסף הקסם GMAC  כל התשובות נאספות לגליון אקסל בדרייב. 
במקרה הנוכחי אחת מהשאלות מבקשת להשאיר מייל, למי שרוצה. 
אז הוספתי את זאפייר (שזו מערכת אוטומציה שגורמת להמון דברים לדבר ביניהם) ש:
1. תעשה סינון ותפריד בין מי שהשאירו מייל, ובין מי שלא מגליון התשובות בדרייב.  
2. תעביר את מי שהשאירו מייל למערכת הדיוור, סמוב במקרה הנוכחי – לרשימת תפוצה שיצרנו מראש.
 בסמוב נבנתה אוטומציה ששולחת מייל ראשוני שמעדכן על הצטרפות לרשימת תפוצה + הזמנה לחלק חינמי באתר נשים בונות הון עם הרצאות וראיונות.

המג'נגלת - אוטומציה משנה מציאות ליזמים ובעלי עסקים

עכשיו, כולנו מבינים שאם יש 1-2 כניסות לקהילה בשבוע, אפשר לעשות את זה ידני.
(למרות שגם זה סתם עוד משהו שצריך לזכור).
אבל.. כשיוצאים בקמפיין, למשל, ויש 10-15 כניסות לקהילה כל יום או 30, או 50…
זה הופך להיות חוזר על עצמו, מתיש, ובעיקר, מבזבז לנו את הזמן. 
ופה, נכנסת האוטומציה בצורה נפלאה ועוזרת לנו.

לי זה לקח בערך שעת עבודה
כמה זמן לדעתכם זה יחסוך לה???
ויותר מזה, תחשבו איך המתעניינים שלה מרגישים נפלא. 
הם נכנסים לקהילה, ואח"כ מחכה להם גם מייל ממנה, עם תוכן רלוונטי ללא עלות.
זו תחושה נפלאה של שפע ויצירת אמון. 

גם לכם מדגדג להכניס תהליך אוטומציה אחד או שניים בעסק?
כאלה שיגרמו למתעניינים שלכם
  להרגיש שאתם שם עבורם
ויעזרו להם להפוך ממתעניינים ללקוחות משלמים?

לא בטוחים מה אתם צריכים?
תאמו איתי שיחת ייעוץ קצרה ללא עלות

או בואו להתייעץ בקהילת
עסקים מרוויחים מאוטומציות

Open chat
איך אני עוזרת לך?
היי, איזה כייף שאתם כאן.
איך אני יכולה לעזור ?