קטגוריות
אוטומציה מושגים באוטומציה

האם העסק שלך מוכן לצמיחה? הסימנים והצעדים הבאים

כבעלת עסק, את בוודאי חולמת על צמיחה והתרחבות. אבל מתי זה באמת הזמן הנכון לעשות את הקפיצה? ואיך עושים את זה נכון?
בפוסט זה אשתף איתך את הסימנים המעידים שהעסק שלך בשל לצמיחה, ואסביר איך מנהלת משרד במיקור חוץ יכולה להיות המפתח להצלחה שלך.

הסימנים שהגיע הזמן לגדול

את מתחילה לדחות לקוחות.

אם מצאת את עצמך דוחה לקוחות פוטנציאליים או מעכבת פרויקטים בגלל עומס – זה סימן ברור שהגיע הזמן להתרחב.
הביקוש לשירות שלך קיים, ואת מפספסת הזדמנויות לצמיחה.

המשימות האדמיניסטרטיביות משתלטות על היום שלך

במקום להתמקד בפיתוח העסק ובעבודה עם לקוחות, את מוצאת את עצמך טובעת במיילים, תיאומים, והתעסקות בפרטים הקטנים? זה הזמן לשחרר שליטה ולהאציל סמכויות.

יש לך תזרים מזומנים יציב

כשהעסק מייצר הכנסה קבועה ויציבה, זה הזמן האידיאלי להשקיע בצמיחה. היציבות הפיננסית מאפשרת לך לקחת צעדים מחושבים קדימה.

את מרגישה שאת "תקועה"

אם את מרגישה שהעסק הגיע למיצוי ואין לך זמן ליוזמות חדשות – זה סימן שהגיע הזמן לשנות את המודל העסקי ולהתרחב.

.

אז איך צומחים נכון?

1. מיפוי והאצלת סמכויות

הצעד הראשון הוא למפות את כל המשימות שלך ולהחליט מה את חייבת לעשות בעצמך ומה אפשר להאציל. זה השלב שבו מנהלת משרד במיקור חוץ יכולה להיכנס לתמונה ולעזור לך כבר בשלב המיפוי.

2. בניית תשתיות ותהליכי עבודה

כדי לצמוח נכון, חשוב לוודא שיש לך:

  • מערכות ניהול מסודרות
  • תהליכי עבודה מתועדים
  • מדדי הצלחה ברורים
  • כלים דיגיטליים מתאימים

    מנהלת משרד תוכל לעזור לך לבחור את המערכת והכלים הנכונים. 

3. גיוס תמיכה מקצועית

זה הזמן להקיף את עצמך באנשי מקצוע שיתמכו בצמיחה שלך, ולתת למנהלת המשרד שלך לסנכרן בין כולם.

איך מנהלת משרד במיקור חוץ תסייע לך בצמיחה?

1. שחרור זמן ניהולי

מנהלת משרד מקצועית לוקחת אחריות על:

  • ניהול יומן ותיאומי פגישות
  • טיפול בתכתובות שוטפות
  • ניהול משימות ומעקב אחר ביצוע
  • תיעוד ותחזוקת מערכות
2. הטמעת אוטומציות ותהליכי עבודה

אם בחרת מנהלת משרד עם זיקה לאוטומציות, היא תוכל גם:

  • לזהות תהליכים חוזרים שניתן לייעל
  • להטמיע מערכות אוטומטיות לחיסכון בזמן
  • לבנות תהליכי עבודה סקיילביליים שיתמכו בצמיחה
3. ניהול פרויקטים ומשימות
  • תכנון וניהול לוחות זמנים
  • תיאום בין גורמים שונים
  • מעקב אחר התקדמות ודיווח
  • זיהוי וטיפול בבעיות מבעוד מועד
4. תמיכה בקבלת החלטות

מנהלת משרד מנוסה מביאה איתה:

  • ניסיון מעסקים אחרים
  • פרספקטיבה חיצונית ואובייקטיבית
  • יכולת לנתח נתונים ולהציג תובנות
  • הצעות לשיפור וייעול

אז איך זה עובד ?

 
אפשר להגדיר פרויקט מראש כמו הטמעת מערכת דיוור, הפקת כנס או אירוע ולקבל עליו הצעת מחיר ספציפית.
אפשר גם לרכוש בנק שעות בהתאם לצורך וליהנות מעזרה במהלך כל החודש.
וכן, זה ממש בסדר גם אם יש לך מעט שעות בהתחלה.
כמנהלות משרד במיקור חוץ, אנחנו עובדות עם מס' לקוחות במגוון שעות חודשיות שונות.

המלצות לבחירת מנהלת משרד במיקור חוץ

  • חפשי מישהי עם ניסיון בעסקים דומים לשלך
  • ודאי שיש לה הבנה טכנולוגית והיכרות עם כלי אוטומציה
  • בדקי המלצות מלקוחות קודמים
  • בחני את יכולת התקשורת והזמינות שלה
  • ודאי שיש התאמה בין הצרכים שלך ליכולות שלה ויש ביניכן כימיה

לסיכום,

הצמיחה בעסק היא צעד טבעי ומרגש, אבל חשוב לעשות אותו בזמן הנכון ובצורה הנכונה. מנהלת משרד במיקור חוץ יכולה להיות שותפה אסטרטגית בתהליך, שתעזור לך לא רק לשחרר זמן יקר אלא גם לבנות יחד איתך את התשתית הנכונה לצמיחה מתמשכת ובריאה.

זכרי – הצלחה לא מגיעה מלעשות הכל לבד, אלא מלדעת מתי ואיך לבקש עזרה.
אם זיהית את עצמך באחד או יותר מהסימנים שציינתי, כדאי לשקול להיעזר במנהלת משרד במיקור חוץ שתלווה אותך בדרך לשלב הבא בעסק שלך.

עדיין לא בטוחה שמנהלת משרד זה מה שאת צריכה? תאמי לנו שיחת התאמה

קטגוריות
אוטומציה מושגים באוטומציה

אפיון – המפתח להצלחה- מושגים באוטומציה

בעלי ובעלות העסקים שאני פוגשת הם בדר"כ בשלב די מאתגר.

העסק מתחיל לגדול, ומה שעבד עד היום – כבר לא מספיק טוב או לא עובד יותר.

לפעמים זה קורה בהדרגה, ולפעמים זו גדילה מהירה ומפתיעה והם מרגישים אבודים, טובעים בים של דברים שממש לא מזמן היו ברורים ועבדו מעולה.

הדבר הראשון שאעשה איתם, לא חשוב איזה שרות הם ירצו הוא אפיון.

יצירת אפיון היא כמו בניית פאזל ענק - כל חלק קטן חשוב. כל חלק קטן בפאזל - כל דרישה, תהליך עבודה או קריטריון - חייב להתחבר בצורה נכונה ליתר החלקים כדי ליצור את התמונה השלמה.

אז, מה זה בדיוק אפיון ולמה זה כל כך חשוב

אפיון הוא כמו בניית פאזל ענק – כל חלק קטן חשוב.
בשלב האפיון אנחנו מגדירים את הדרישות, הצרכים והמטרות של הפרויקט באופן מדויק ומפורט..
כל חלק קטן בפאזל – כל דרישה, תהליך עבודה או קריטריון – חייב להתחבר בצורה נכונה ליתר החלקים כדי ליצור את התמונה השלמה.
ללא אפיון מסודר, קיים סיכוי גבוה שהמערכת או האוטומציה שתפותח לא תענה על הציפיות או הדרישות האמיתיות של העסק

תהליך האפיון כולל מספר שלבים מרכזיים:

  1. הבנת הצרכים והמטרות של העסק: בשלב זה, אני רק מקשיבה ומתבוננת.  מנסה להבין את האתגרים והמכשולים שהם מתמודדים איתם, ומה המטרות והשאיפות שלהם לגבי התהליכים העסקיים.
  2. תיעוד התהליכים הקיימים: בשלב זה, אני מתעדת את התהליכים הקיימים בעסק, מזהה את הנקודות הבעייתיות (צווארי הבקבוק) והמקומות בהם קיימת אי-יעילות או כפילות מיותרת.
  3. הגדרת דרישות המערכת: על בסיס הבנת הצרכים והתהליכים הקיימים, אני מגדירה את הדרישות המדויקות מהמערכת החדשה – מה היא צריכה לעשות, איך היא צריכה לתפקד, ומה הם הקריטריונים להצלחה.
  4. יצירת תרשימי זרימה ומודלים: לאחר הגדרת הדרישות, אני יוצרת  תרשימי זרימה ומודלים ויזואליים של התהליכים המיועדים, כדי להמחיש לבעל/ת העסק את האופן בו המערכת או האוטומציה החדשה תפעל ותבצע את המשימות הנדרשות.

    בעסקים קטנים האפיון הוא בדר"כ פגישה אחת או שתיים, 
    ובעסקים בינוניים ומעלה – נקדיש לשלב האפיון לפחות 4-5 פגישות – מה שאומר שלפעמים האפיון ייקח אפילו חודש – חודש וקצת. 

    ולא, זה לא זמן מבוזבז, בדיוק להיפך – כדי שהשלבים הבאים – פיתוח, יישום והטמעה יהיו פשוטים ויעילים האפיון חייב להיות מקיף ומדויק. 

לסיכום, האפיון הוא המפתח להצלחת הפרויקט, כיוון שהוא מבטיח שהמערכת שתפותח תהיה רלוונטית לצרכים האמיתיים של העסק ותאפשר את האוטומציה וההתייעלות הנדרשים.
רק באמצעות איסוף מדויק של כל החלקים, הבנת הקשרים ביניהם והרכבתם בצורה נכונה ניתן להשלים את הפאזל ולקבל מערכת שעונה על כל הדרישות והצרכים.
האפיון הוא המפתח להצלחה – ככל שהוא מקיף ומדויק יותר, כך המערכת שתיבנה תהיה מושלמת וישימה יותר לצרכי העסק.

גדילה עסקית היא סימן טוב, אבל היא גם מזמנת אתגרים חדשים. אם גם אתם מרגישים שהעסק שלכם לא מצליח לעמוד בקצב, שתהליכים מכבידים עליכם או שהמצב הנוכחי פשוט לא עובד כמו שצריך – זה הזמן לבצע אפיון מקצועי.

בואו נתחיל בשיחת אפיון מקיפה, בה נבין לעומק את הצרכים והמטרות של העסק שלכם. נזהה את הבעיות והחסמים, ונתכנן יחד את הפתרונות המתאימים להבטיח שהעסק ימשיך לצמוח ולהתקדם בדרך היעילה והחכמה ביותר.
הצטרפו לעשרות לקוחות מרוצים שכבר האיצו את העסק שלהם באמצעות תהליך אוטומציה מדויק. 
תאמו לכם עכשיו שיחת התאמה והכינו את העסק לקראת ההצלחה הבאה!

קטגוריות
אוטומציה אפליקציות ותוספים ג'ינגולטיפ מושגים באוטומציה

עושים הדרכות וובינרים עם ZOOM?

כך תקבלו רשימת נרשמים ומשתתפים

אם אתם עושים הרבה לייבים והדרכות ב-ZOOM ואין לכם דפי נחיתה
הטיפ הבא בדיוק בשבילכם! .

איך לרשום את המתעניינים שלנו ישירות לפגישה בזום

כך תקבלו דוח משתתפים בלייבים וובינרים


1. בזום שלכם כנסו ל-repor בזום שלכם כנסו ל-repor
2. לחצו על Usage… לחצו על Usage…
3. בחרו את תאריך הוובינר
בחרו את תאריך הוובינר
4. ולחצו Search
ולחצו Search
5. תוכלו לייצא את הקובץ ל-CSV
תוכלו לייצא את הקובץ ל-CSV
6. או לבדוק ספציפית בפגישה, גללו ימינה ותראו את מס' המשתתפים בפגישה
או לבדוק ספציפית בפגישה, גללו ימינה ותראו את מס' המשתתפים בפגישה
7. בלחיצה על מס' המשתתתפים תוכלו לבקש לייצא את הדוח עם פרטי הפגישה
בלחיצה על מס' המשתתתפים תוכלו לבקש לייצא את הדוח עם פרטי הפגישה
8. ולקבל מידע רק על נרשמים ייחודיים

כלומר, אם מישהו נכנס ויצא מהוובינר - אני אקבל את המידע פעם אחת

ולקבל מידע רק על נרשמים ייחודיים


Created with Tango.us
קטגוריות
אוטומציה אפליקציות ותוספים ג'ינגולטיפ לעבוד יעיל

מה זו Airtable? קבלו שיעור ראשון במתנה!

חלק מהקישורים בפוסטים הם קישורי שותפים.
כשאתם רוכשים דרך הקישורים שלי, אני מקבלת עמלה,
ללא כל עלות מצידכם. 
קראו את הגילוי המלא כאן 

מה זה ה-Airtable הזה שאני כל הזמן מדברת עליו?

Airtable היא מערכת מדהימה שיכולה לשמש להמון דברים:
📌CRM קל, זול ונוח לתפעול
📌קליטת לידים וניהול לקוחות
📌ניהול כל התוכן שאתם כותבים
📌ניהול משימות ופרויקטים מורכבים
📌עבודה בצוות (למי שמעסיק פרילנסרים/אנשי שיווק ומכירות) נוחה וקלה
📌מסמכים, גבייה
ועוד… כ"כ הרבה עוד…

רוצים גם להתאהב?

פתחתי לכם את האפשרות לצפות בהקלטה של השיעור ה-1 מתוך קורס Airtable

מוזמנים לצפות בכל הסרטון, או לעבור לחלק שמעניין אתכם:

הסבר כללי על Airtable
התחלה עד 01:40
ההבדלים בין Airtable לגליון גוגל/אקסל

01:42-03:29
מבנה כללי: Workplace, Base, טבלאות
03:30-04:28
תאים – Fields
04:58-27:07
איך מתחברים ל-Airtable
27:08-28:18
מבנה כללי: תצוגות, פילטר, Group-קיבוץ, Sort-מיון
28:21-30:10
מבנה כללי: תצוגות
30:31-50:56
אוטומציות פנימיות ודשבורדים
01:02:48-01:04:43
דוגמאות לשימוש ב-Airtable
01:04:37-01:17:03
27:16 – 28:00

לפתיחת חשבון Airtable – לחצו כאן 

קטגוריות
אוטומציה מושגים באוטומציה

פעולה – Action – מושגים באוטומציה

השלב השני באוטומציה, אחרי הטריגר שמניע את התהליך הוא ה-Action – פעולה.
איזה פעולה נרצה שתקרה בעקבות הטריגר.
המחשבה על הפעולות נגזרת מהפעולות הידניות שאנחנו עושים היום + מה אפשר להוסיף.
למשל,

אם כרגע אני שולחת הודעת WELCOME לכל מצטרפ/ת לקהילה בצורה ידנית.
אוטומציה יכולה לעשות את זה עבורי.
וגם, מכיוון שזו אוטומציה – מה אכפת לי להוסיף עוד כמה פעולות שיקרו?
וכך, 
🎯 מי שהשאיר מייל יעבור לדיוור
🎯יקבל סדרת מיילים
🎯 בסוף סדרת המיילים יקבל הצעה לשיחת ייעוץ או וובינר.
3 פעולות אוטומטיות שמחליפות פעולה ידנית אחת שעשיתי.

דוגמא נוספת:
הוצאנו ללקוח חשבונית לתשלום – הטריגר.
כרגע אנחנו מתזכרים את הלקוח בווטסאפ אחרי שבוע שהחשבונית לא שולמה.
אוטומציה יכולה לתזכר את הלקוח אפילו יומיים או שלושה אחרי, ולא להפסיק עד שהחשבונית שולמה.
מוסיפים עוד שלב לאוטומציה, לבדוק האם החשבונית שולמה, ואם לא, לשלוח תזכורת, ו-2 השלבים האלה חוזרים על עצמם עד לתשלום.
ככה מורידים את רמת הסטרס שלנו (כי בינינו, שיחות גבייה הן לא דבר נחמד כ"כ…), משפרים את אחוזי הגבייה, וחוסכים לנו זמן.

אילו פעולות אתם עושים שוב ושוב ברמה יומית?
סביר להניח שיש אוטומציה שתעשה את זה עבורכם

Action - פעולה השלב השני באוטומציה

חשבו על הפעולות  שאתם עושים במהלך היומיום בעסק את הפעולות שחוזרות על עצמן, וחשבו על התהליך שהייתם רוצים. מה סדר הפעולות שהייתם רוצים.
כמו בפוסט הקודם על הטריגר גם אם אתם (טרם) משתמשים באוטומציה,
הסדר הזה ייצור לכם צ'ק ליסט – תהליך מובנה שבכל פעם שהטריגר יקרה – הפעולות אחריו כבר ברורות ומוכנות.

רוצים דוגמאות?
לקוח מבקש הצעת מחיר – זה הטריגר שלנו. 
הפעולות הידניות שכרגע קורות – אתם מכינים הצעת מחיר ושולחים במייל/ווטסאפ.
כשתשתמשו באוטומציה – הפעולות יהיו:
🎯למשוך את נתוני הלקוח מה-CRM/גליון גוגל
🎯לשתול אותם בתבנית הצעת המחיר שלכם
🎯לשלוח ללקוח במייל
🎯לעשות פולואפ – אתם רק מגדירים מתי – והאוטומציה תבדוק אם המתעניין הפך ללקוח  ואם לא תשלח לו תזכורת האם רוצה להתקדם.

מתעניין רכש מדריך/קורס דיגיטלי – זה הטריגר שלנו. 
הפעולות האוטומטיות שיגיעו אחריו הן:
🎯לאחר הרכישה הלקוח עובר לרשימה הרלוונטית במערכת הדיוור שלנו.
🎯שם מחכה לו מייל 1 עם המדריך/כניסה לקורס
🎯סדרת מיילים שמעודדת אותו להוריד מדריך/לצפות בקורס
מומלץ גם להוסיף
🎯דוח שבועי של הורדת המדריך/צפיות בקורס והתאמת הרשימות. 
וכך נוכל להפוך את המיילים שלנו לאישיים – מי שסיים לצפות בקורס יקבל משוב או תוכן מתקדם יותר
ומי שטרם צפה/הוריד מדריך יקבל תזכורות/ערך שיעודד אותו לצפות. 

מצליחים להבין לאן אני חותרת?
אוטומציה היא העובדת שאתם רוצים איתכם בעסק!
פשוט כי היא הופכת כל פעולה שאתם עושים בעסק מפעולה חד פעמית,
לפעולה שמסונכרנת עם פעולות נוספות.
הסנכרון הזה הוא "הכסף על הרצפה" שכל אנשי השיווק מדברים עליו.

Open chat
איך אני עוזרת לך?
היי, איזה כייף שאתם כאן.
איך אני יכולה לעזור ?