להתחיל מהבסיס
גם אם אין לכם תוכניות להשתמש באוטומציה – (ברצינות? איך אין לכם? לחצו כאן לראות איזה ניסים אוטומציה תכניס לעסק שלכם) על השלב הזה אני ממש ממליצה לא לוותר! הוא יחסוך לכם שעות של חיפושים אחרי קבלות וחשבוניות, ועזור לכם עם החלק הכי שנוא על כל בעל/ת עסק – להכין חומר לרו"ח.
שלב הבסיס הוא בעצם סינון של הקבלות והחשבוניות שמגיעות אלינו למייל, וסידור שלהם  בתוויות כדי שאפשר יהיה לעקוב אחריהם.
ותגידו, הרו"ח מטפל, והוא יודע מה שצריך. אבל אם לא תעבירו לו את כל החומר, ובזמן, איך הוא ידאג לכם?
ותשאלו גם למה לעקוב אם יש אוטומציה? כי יש ספקים שהחשבונית מגיעה ללא הקובץ, וצריך ללחוץ כדי להוריד אותו (אולי מספיק עם זה כבר???)
או כביש 6 ו-פנגו שממש צריך להיכנס אליהן עם סיסמא ואימות דו-שלבי.
את השלב הזה עושים ב-GMAIL בלבד.
1. עושים חיפוש עם המילה קבלה / חשבונית.
2. בכל מייל שמגיעה עם המילה הזו אנחנו בודקים האם הוא מגיע עם או בלי קובץ
3. ב-3 נקודות מעל המייל נבחר סינון הודעות מסוג זה, נבחר האם נרצה לראות בדואר נכנס או שייכנס ישר לתיקייה שנבחר. 
4. אם יש קובץ – נעביר לתיקיית הוצאות, אם אין קובץ נעביר לתיקיית הוצאות ללא קובץ.
וכך הלאה עם כל מייל שנקבל עם המילה קבלה/חשבונית.