קטגוריה: אוטומציה

תהליך האפיון כולל מספר שלבים מרכזיים:

1. הבנת הצרכים והמטרות של העסק: בשלב זה, אני רק מקשיבה ומתבוננת.  מנסה להבין את האתגרים והמכשולים שהם מתמודדים איתם, ומה המטרות והשאיפות שלהם לגבי התהליכים העסקיים.
2. תיעוד התהליכים הקיימים: בשלב זה, אני מתעדת את התהליכים הקיימים בעסק, מזהה את הנקודות הבעייתיות (צווארי הבקבוק) והמקומות בהם קיימת אי-יעילות או כפילות מיותרת.
3. הגדרת דרישות המערכת: על בסיס הבנת הצרכים והתהליכים הקיימים, אני מגדירה את הדרישות המדויקות מהמערכת החדשה – מה היא צריכה לעשות, איך היא צריכה לתפקד, ומה הם הקריטריונים להצלחה.
4. יצירת תרשימי זרימה ומודלים: לאחר הגדרת הדרישות, אני יוצרת  תרשימי זרימה ומודלים ויזואליים של התהליכים המיועדים, כדי להמחיש לבעל/ת העסק את האופן בו המערכת או האוטומציה החדשה תפעל ותבצע את המשימות הנדרשות.

   בעסקים קטנים האפיון הוא בדר"כ פגישה אחת או שתיים, 
   ובעסקים בינוניים ומעלה – נקדיש לשלב האפיון לפחות 4-5 פגישות – מה שאומר שלפעמים האפיון ייקח אפילו חודש – חודש וקצת. 

   ולא, זה לא זמן מבוזבז, בדיוק להיפך – כדי שהשלבים הבאים – פיתוח, יישום והטמעה יהיו פשוטים ויעילים האפיון חייב להיות מקיף ומדויק.