המצב ההתחלתי: תסמינים של עסק במשבר ניהולי
הלקוחה הגיעה אליי במצב מוכר מאוד: למרות שהיא מעסיקה שתי פרילנסריות ועובדת קשה כל היום, בסוף כל יום היא מרגישה שלא הספיקה דבר מלבד "כיבוי שריפות".
בניתוח מעמיק של היום-יום שלה, זיהינו שלוש בעיות מרכזיות:
1. תקשורת לא יעילה
למרות שאחת הפרילנסריות אמורה לטפל בפניות לקוחות, הלקוחות ממשיכים לפנות ישירות אל בעלת העסק בוואטסאפ. התוצאה? חצי יום מוקדש להעברת הודעות בין הלקוחות לפרילנסרית וחזרה.
2. הזנחת השיווק העצמי
העסק הפרטי שלה סובל מהזנחה שיווקית בגלל חוסר זמן פנוי להשקעה בתחום זה.
3. חוסר זמן לצמיחה
יש לה שפע של רעיונות לפיתוח והתרחבות, אך אין לה את הזמן הדרוש כדי להוציא אותם לפועל.
הפתרון: תוכנית פעולה מובנית
יחד בנינו תוכנית פעולה מקיפה שכוללת ארבעה מרכיבים עיקריים:
1. ארגון מחדש של חלוקת העבודה
- הקמת מערכת ניהול משימות באמצעות Airtable לעבודה יעילה בצוות
- הגדרה ברורה של תחומי אחריות ותהליכי עבודה
2. ניהול זמן מחדש
- זיהוי המשימות שחייבות להתבצע על ידה באופן אישי
- העברה מסודרת של שאר המשימות לחברות הצוות
- קביעת זמן ייעודי לפיתוח העסק – זמן שמוגן כמו פגישת לקוחות
3. בניית תשתית שיווקית אוטומטית
פיתוח 2-3 תהליכי שיווק שכוללים:
- דפי נחיתה ייעודיים
- מערכת דיוור אוטומטית
- תוכן שיווקי מתוזמן לרשתות החברתיות
- סדנאות מקוונות שיעברו בהדרגה לפורמט דיגיטלי
4. שילוב אוטומציות תומכות
הטמעת מערכות אוטומטיות שיתמכו בכל אחד מהתהליכים החדשים.
התחזית: לקראת שינוי משמעותי
התוכנית מתוכננת לשלושה חודשים, ובסופה אנו צופות:
- מערכת עבודה מסודרת ויעילה
- תהליכי עבודה ברורים ומובנים
- זמן פנוי שיאפשר:
- קבלת לקוחות חדשים
- השקעה בפיתוח העסק
- או פשוט – יותר זמן איכות עם המשפחה
מחשבות לסיום
תהליך השינוי הזה מדגים כיצד ניתן לצאת ממעגל "כיבוי השריפות"
ולעבור לניהול עסק מתוכנן ויעיל.
השאלה שאני מפנה אליכם היא: אילו תהליכים בעסק שלכם משוועים לשינוי וריענון?
לא בטוחים איך שילוב של מנהלת משרד ואוטומציה יעזרו לכם?
תאמו לנו שיחה ללא עלות וללא התחייבות